スキャン代行

スキャン代行

保管場所に困る捨てることのできない大量の書類や機密文書を、短期間で電子化するサービスです。また、弊社のエントリー業務と連携し、検索キーやイメージデータからの入力にもご対応いたします。

こんなことで悩んでいませんか?

  1. 書類が膨大で、収納スペースが現場を圧迫している
  2. 必要な書類がすぐに見つからない
  3. 書類の紛失や災害等のリスク対策をしたい

弊社のスキャン代行の特徴・強み

各種認証を取得

ISO27001(ISMS)・プライバシーマークを取得し、情報セキュリティを確保しております。

電子ファイリングシステムの構築可能

書類の電子化後、電子ファイリングシステムを構築する事も可能です。

スキャン代行の業務の流れ

調査・コンサル

現行業務における該当書類の位置付け、セキュリティー、該当書類の保存状態、綴じ方、社内システム(ネットワーク)との関係、検索キー項目、入力方法、画像の解像度、画像のファイル形式、スキャナーの種類(片面/両面、モノクロ/カラー、ドキュメントスキャナー/フラットベットスキャナー)、スキャニング方法(出張型/原票引取り型)などを調査します。

文書の電子化(スキャニング、検索キー項目)の入力

電子ファイリングシステム導入(システム構築)

画像ファイルの仕様の決定

画像ファイル仕様は、文書閲覧時に業務用件に耐えられる見読性を備えていて可能な限り小さいサイズにする基準で選択します。

解像度(どれだけの細かさにするか)

通常、1インチあたりの画素数dpi(dot per inch)という単位で表現する。 一般的には、200dpiだがOCR認識を必要とする場合は、300dpiは必要である。解像度が大きいほどファイルのサイズが大きくなる。

色の階調(どれだけの鮮やかさにするか)

モノクロ2値、カラー16階調、カラー256階調など文字だけの文書、写真が入っている文書、写真の微妙な濃淡差を表現したい文書などの要素によって決定する。微細な表現ができるものほどファイルのサイズが大きくなる。

ファイル形式

一般的には、マルチ・プラットフォーム(Windows、Mac、Unixでも利用できる)で一つのファイルに複数ページ格納できるTIFかPDFが多い。
TIF・・・PDFよりファイルを小さくできてネットワークの負荷が少ない。
PDF・・・フォントの埋め込みが可能。
無料配布のAdobeReaderで表示・印刷が可能、電子署名や編集制限などのセキュリティー機能を備えている。 透明テキストPDFのように画像とテキストが混在できる。

電子ファイリングの例

社内LANを利用したクライアント/サーバー型の電子ファイリング

システム構成

システム構成の図

データ参照系機能(検索・閲覧、修正、削除)

初期データ投入後の基幹業務は、検索・閲覧および属性情報の修正、削除が主な機能となる。以下の画面は、個人情報が収録されている業務の例である。

データ参照系機能の図

データ登録系機能(スキャニング、検索キー項目入力、承認一括登録)

初期データ投入後は、後に発生するデータを登録する機能が必要である。 データの重要さによってデータ登録の手続が変わってくる。

データ登録系機能の図

ユーザ管理系機能(ユーザ認証、ユーザ登録、パスワード変更)

データ参照系、データ登録系の機能の各機能にユーザ権限を設けることができる。 ユーザ登録権限を持っていないユーザでも自分のパスワードは変更できる。

ユーザ管理系機能の図

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